Il pannello principale è la prima pagina che trovate non appena effettuate il login. Esso è suddiviso in sezioni alle quali è possibile accedere tramite le linguette ("tabs") poste in alto. Le sezioni disponibili sono:

     Commesse
     Anagrafiche
    Fogli Ore
    Report Ore
    Report Gantt

All'avvio la pagina visualizzata è la pagina "Lista Commesse".

La pagina Commesse mostra un breve sommario di tutte le commesse attualmente presenti nel sistema. Guardando la Figura 1 sono visualizzati in particolare i seguenti campi:

     Codice della Commessa
     Data di apertura
     Data di chiusura stimata
     Stato della Commessa (aperta o chiusa)
     Eventuale segnalazione di allarme

E' possibile incrementare il livello di dettaglio cliccando sul tasto "Dettagli" . In questo caso, vedi Figura 2, appariranno le seguenti informazioni ulteriori:

     Descrizione della Commessa
     Ore totali previste sulla Commessa
     Ore consuntivate alla data attuale
     Costi totali consuntivati per le Risorse
     Costi totali dei materiali acquistati per la Commessa
     Costi totali complessivi (dati dalla somma dei costi di Risorse e di Materiali)
     Ordinato, ovvero prezzo di vendita dei beni/servizi offerti nella Commessa

E' possibile utilizzare il filtro presente sulla pagina per selezionare solo le commesse aperte, solo le chiuse o tutte le commesse. Per filtrare occorre cliccare sulla freccia accanto al campo filtro "Aperti" e scegliere dalla lista un'altra voce tra quelle presenti.
Cliccando su "Nuova Commessa" è possibile inserire una nuova commessa nel Sistema. Per poter fare ciò è necessario però aver prima definito le anagrafiche di commessa.

Il primo passo da compiere è dunque gestire le anagrafiche di base.

Dalla pagina principale, "lista Commesse", clicchiamo sulla linguetta "Anagrafiche". Appariranno quattro pulsanti: Materiali, Utenti, Clienti e Costi.

Immaginiamo di voler eseguire un lavoro edile a commessa molto semplice.

Inseriamo un materiale.
Cliccando sul pulsante Materiali apparirà una finestra con una lista completa di tutti i materiali già inseriti (vedi Figura 4).
Inseriamo un nuovo materiale cliccando su "Inserisci Nuovo" .
Occorre inserire un codice (che permetta di identificare univocamente il materiale), una descrizione, ed una unità di misura. Ad esempio inseriamo:

  Codice: "111A"
  Descrizione: "Struttura di legno prefabbricata standard"
  Unità di misura: "mq"

Clicchiamo su "Inserisci Materiale" .
La finestra si chiude ed il materiale inserito appare nella lista.

Cliccando su modifica potremo in qualsiasi momento modificare i dati del nostro materiale, mentre con elimina potremo cancellare il materiale dal sistema.

Ora torniamo indietro cliccando su "Chiudi" e torniamo alle anagrafiche (quelle in figura 3).
Clicchiamo su "Utenti" . La lista mostra l'elenco completo di tutti gli utenti autorizzati a scaricare ore lavorate sulle commesse.

Inseriamo un nuovo utente (vedi Figura 5).
Occorre inserire un nome, cognome, userID, password, ruolo e costo orario. Ad esempio inseriamo:

  Nome: "Marco"
  Cognome: "Rossi"
  UserID:"marco1980"
  Password: "marco"
  Ruolo: "Risorsa"
  Costo orario: "15"

Clicchiamo su "Inserisci Utente" e la finestra si chiuderà. La nuova risorsa apparirà nell'elenco.

Apriamo ora l'anagrafica dei Clienti ed inseriamo un nuovo Cliente .
Se vogliamo possiamo inserire, per brevità, soltanto la ragione sociale. Se invece lo desideriamo popoliamo tutti i campi: la ragione sociale, la partita iva, indirizzo, cap, città, provincia, telefono e fax. Ad esempio:

  Ragione Sociale: "TechnoStar spa"
  Partita iva: "12123434567"
  Indirizzo: "Via delle Industrie, 60"
  Cap: "02100"
  Città: "Milano"
  Provincia: "MI"
  Telefono: "02-12341234"
  Fax: "02-43214321"

Clicchiamo su "Inserisci Cliente" . La finestra si chiuderà ed il cliente apparirà nella lista.

Clicchiamo infine sulla linguetta "Costi" per inserire un nuovo tipo di costo.
In questo caso è possibile inserire la descrizione del costo, cui si farà riferimento in sede di assegnazione di costi alla commessa. Ad esempio inseriamo :

  Descrizione: "Trasferte".

Così facendo definiamo una tipologia di costo, appunto le trasferte, che potremo assegnare a tutte le commesse che richiederanno quel tipo di costo. Salviamo e chiudiamo l'anagrafica.
Possiamo ora tornare alla pagina commesse per inserire una nuova commessa.

Torniamo sulla pagina di Commesse, e clicchiamo su "Nuova Commessa".
Apparirà la pagina di dati generali di commessa.

Inseriamo il codice con il quale vogliamo identificare la commessa (es. "D123"), il nome della commessa ed una breve descrizione.
Scegliamo il cliente dalla lista di clienti (presenti nell'anagrafica). Fissiamo la data di inizio e la data prevista di fine commessa.
Inseriamo anche un costo orario ed il totale di ore preventivate per la commessa.
E' anche possibile inserire il nome del referente contabile ed operativo del cliente, da utilizzare come promemoria.
Prima di salvare, passiamo alla parte finanziaria, cliccando sul simbolo dell'euro presente in alto a destra. Nella schermata che si apre (figura 7) inseriamo l'importo ordinato.

Cliccando su "Salva" la commessa sarà salvata nel sistema e risulterà in stato "aperta".

Dopo aver salvato la nuova commessa, ripartendo dalla pagina principale mostrata in Figura 1, clicchiamo sulla voce desiderata nella colonna "cod" della Lista commesse. In questo modo accediamo alla gestione delle commesse  inserite per procedere all'associazione delle risorse. Per proseguire il nostro percorso, clicchiamo sul codice della commessa appena inserita.  

A questo punto appariranno i dati generali di commessa (figura 8). Clicchiamo su "Aggiornamento" .

Verrà visualizzata la pagina utilizzata per l'inserimento della nuova commessa, con tutti i dati inseriti già caricati, come visibile in figura 9.
Da questa schermata clicchiamo sulla linguetta "Risorse" .

Siamo giunti nella pagina mostrata in figura 10. Da questa pagina è possibile definire le risorse che lavoreranno sulla commessa appena inserita.
Per procedere in questa operazione scegliamo dal menu a tendina il nome della risorsa che desideriamo associare. Il menu a tendina mostra tutte le risorse presenti in "Anagrafica". Selezioniamo le risorse e clicchiamo sul pulsante "Inserisci Risorsa" ripetendendo l'operazione per tutte le risorse che vorremo  associare.

Il nome della risorsa associata verra visualizzato nella lista delle risorse, come visibile in Figura 10.

E' possibile modificare il costo orario della risorsa inserita. La corretta valorizzazione di questo campo è importantissima, perchè permetterà a Polaris di calcolare i corretti margini e costi della commessa correlata. Ci basta cliccare su "Edit" e comparirà un campo in cui poter modificare il costo risorsa predefinito.

Se clicchiamo su "Elimina", invece,  elimineremo l'associazione tra la risorsa e la commessa ma non, attenzione, la risorsa dalle anagrafiche. Pertanto la risorsa resterà nel sistema e potrà essere riassociata a quella commessa o ad altre desiderate.

Se la vostra commessa deve essere suddivisa in più attività, POLARIS vi permette di farlo. Questa funzione è particolarmente utile per società di consulenza, che magari desiderano, nell'ambito di un progetto, tenere traccia delle varie fasi e conoscere il tempo speso su ogni attività.   

Per accedere alla gestione attività, dalla pagina di gestione commessa visualizzata in figura 9, cliccate sulla linguetta "Attivita".

Verrà visualizzata una nuova pagina, che la prima volta si presenta vuota e successivamente mostrerà tutte le attività presenti nel progetto.
Premendo il tasto "Nuova attività" potrete inserire una nuova attività e specificare per essa, a titolo informativo, la descrizione, la data di inizio e fine presunta, lo stato della attività, come illustrato in figura 11.

A partire da questo momento, le vostre risorse potranno inserire le ore non solo su un progetto "semplice" ma anche su progetti con attività diverse, potendo scegliere l'attività su cui caricare le ore.

Potete anche trasformare un progetto che possiede già delle ore caricate, in un nuovo progetto con attività. Il sistema provvederà a spostare tutte le ore immesse fino a quel momento in una attività di base della quale potrete scegliere nome e durata.

POLARIS possiede una completa gestione delle ore dei dipendenti e della loro attribuzione alle commesse. Tale attività di "carico ore" può essere fatta sia dal gestore delle commesse, che in questo manuale viene definito Project Manager (PM), sia direttamente dalle risorse stesse, attraverso apposite interfacce a loro riservate. Inoltre, per i PM, sono disponibili numerose modalità differenti di inserimento ore, pensate per adattarsi a differenti realtà industriali, ognuna con il suo modo di creare "fogli ore". In questa sezione analizzeremo alcune delle modalità di inserimento ore disponibili in POLARIS.

Inserimento ore lato PM - modalità Giornaliera 

Per cominciare clicchiamo dunque sul pulsante "Inserimento Ore" . Con questo pulsante accediamo ad una modalità di inserimento ore pensata per quei PM che vogliono inserire, A FINE GIORNATA, le ore lavorate dalle risorse. Un esempio può essere il capo-officina di una linea industriale che a fine giornata conteggia le ore lavorate dagli operai sulle commesse aperte, ma il sistema si presta benissimo anche per il Team Leader di un gruppo di consulenti che aggiorna le ore lavorate dal Team sui vari Task.

La pressione del pulsante ci porta in una maschera contenente sulla sinistra la lista di tutti i progetti gestiti dalla nostra azienda. Cliccando sulla prima voce della lista "Tutti i progetti" è possibile avere una quadratura immediata di tutte le commesse e tutte le risorse per la giornata odierna, come illustrato in figura 12.

Cliccando invece sulla commessa desiderata nella lista di sinistra, si accede alla modalità di inserimento / modifica ore per tale commessa ,come mostrato in figura 13, relativamente alla giornata indicata dalla data selezionata. Con i pulsantini di"Modifica", "Aggiorna", "Annulla" è possibile inserire ore per ogni risorsa.

L'interfaccia è pensata per inserire, giornalmente,  le ore lavorate da ciascuna risorsa. Si noti che se la risorsa non è associata alla commessa, la casella corrispondente risulterà disabilitata, diminuendo il rischio di errori in fase di attribuzione delle ore.


Naturalmente è' possibile anche cambiare la data per cui si vogliono inserire le ore o visualizzare la quadratura giornaliera. E' sufficiente cliccare sull'icona del calendario, accanto alla data, e scegliere un nuovo giorno.

Una delle funzioni più apprezzate che rendono POLARIS innovativo rispetto ai normali sistemi di consuntivazione ore è che esso permette, a Risorse che lavorano in ambiti dove l'uso del computer è più diffuso, di inserire autonomamente le ore lavorate. Quando le risorse vengono create dai PM ed inserite nelle anagrafiche, ricordate che è posibile inserire anche per loro una UserId ed una Password? Bene, con questa UserId e questa Password, che il PM deve comunicare alla risorsa, il sistema permette l'inserimento delle ore lavorate anche da parte delle risorse stesse. E' sufficiente per loro accedere al sistema tramite browser, dunque (con le attuali tecnologie e senza nessuna configurazione particolare dei terminali) anche tramite Palmare o telefonino.

Nella pagina iniziale dove normalmente il PM inserisce i suoi dati di accesso, le risorse inseriranno la UserId e la Password che il PM avrà creato per loro. Dopo aver effettuato l'accesso, le risorse si troveranno in una nuova interfaccia, dedicata esclusivamente a loro, in cui sarà presente solo la lista delle commesse aperte a cui la risorsa è stata associata.

Immaginiamo di aver effettuato l'accesso in questo modo. Per provare potete utilizzare le credenziali per l'utente creato nella sezione del manuale relativa alle anagrafiche (se avete seguito tutto il manuale). La pagina in cui ci troviamo dopo aver acceduto come risorsa è quella visibile in Figura 15. Clicchiamo quindi sul "Nome Commessa" per il quale si desidera inserire le ore lavorate.

Si aprirà a questo punto un foglio ore con vista mensile sulla commessa selezionata. Da qui sarà possibile per la risorsa inserire le ore lavorate per il giorno, per la settimana, o per l'intero mese visualizzato, potendo anche scegliere l'attività su cui scaricare le ore, come mostrato in Figura 16.

Dal menu principale per risorsa, mostrato in figura 15, è possibile anche accedere ad un'altra interessante modalità di inserimento ore. Si noti infatti che le linguette presenti nella schermata visualizzata sono 2: una consente la visualizzazione "Per progetti" (quella di default), una consente la visualizzazione "Per Giornata" ed è possibile accedervi cliccando sulla linguetta apposita.

L'inserimento ore risorsa "per Giornata" consente un inserimento tal quale a quello visualizzato in figura 14, ma opportunamente filtrato in modo da permettere la visualizzazione delle sole commesse a cui la risorsa è associata. Tale modalità risulta molto utile per quella risorsa che lavorando su più progetti voglia utilizzare a fine giornata un modo veloce per scaricare ore su tutti senza dover saltare attraverso tante selezioni di progetti diversi. 

Finalmente, se siamo stati dei Project Manager diligenti ed abbiamo correttamente gestito i dati richiesti di ore e costi, possiamo apprezzare l'aiuto che ci da POLARIS nel capire l'andamento delle commesse.

Innanzitutto, analizziamo il primo aiuto che POLARIS fornisce, direttamente dalla pagina prinicipale di Lista Commesse, pensata per fornire un cruscotto che con un "colpo d'occhio" ci faccia capire come sta andando la produzione. Osserviamo gli indicatori colorati: verde, giallo, rosso. Questi indicatori si basano sulle ore medie che giornalmente dovrebbero essere lavorate per ogni commessa: una commessa di 100 ore che va realizzata in 10 giorni dovrebbe avere una lavorazione media di 10 ore giornaliere. Se l'andamento delle ore lavorate sulla commessa si discosta oltre il 10% o oltre il 30% rispetto alla media sia in difetto che in eccesso, ecco che gli indicatori si colorano di giallo o di rosso. Siamo noi PM che dobbiamo a questo punto interpretare il campanello di allarme: stiamo lavorando troppo per rispettare i tempi di consegna stringenti, con il rischio di far lavorare troppe persone e compromettere la redditività di commessa? Stiamo lavorando troppo poco, e dunque restiamo indietro con le ore previste? POLARIS ci aiuta, fin dalla prima schermata, ad individuare le anomalie nella lavorazione.

Vediamo il secondo, fondamentale, aiuto di POLARIS: un riepilogo in tempo reale dei costi, margini e redditività della singola commessa. Queste informazioni sono raggruppate, per un report sintetico e facilmente leggibile, nella pagina Dati Economici, a cui è possibile accedere selezionando una commessa dal pannello principale mostrato in Figura 1.

Con questo report, meglio visualizzato in Figura 18, potete conoscere in un istante delle informazioni che lunghi e noiosi calcoli rendevano prima disponibili a fine mese: i costi complessivi delle risorse, dei materiali, degli oneri aggiuntivi, i quali vengono subito confrontati con il ricavo previsto per la commessa per arrivare al Margine di Commessa ed alla redditività, intesa come rapporto spesa / fatturato.

Questi calcoli, senza POLARIS, sono tanto più complessi da fare quando le risorse hanno costi differenti: si pensi ad un quadro aziendali fatto da operai, impiegati, quadri, livelli differenti. L'ora lavorata da ogni risorsa incide in modo diverso sul costo complessivo e questo costo non si evince facilmente dal quadro d'insieme. Con POLARIS invece, questo dato è disponibile per il PM, o per il direttore, sempre aggiornato ed in ogni istante.

Ecco descritto il terzo aiuto di POLARIS: la Reportistica. POLARIS è stato sviluppato in collaborazione con alcune realtà industriali italiane: questo ha permesso di definire una serie di reports, grafici e testuali, che maggiormente coprono le esigenze di ogni Project Manager, della direzione, dell'Amministrazione di una azienda.

Attraverso le linguette "Report Ore 1" e "Report Ore 2", POLARIS produce dunque due grafici di grande utilità, che permettono con uno sguardo di visualizzare i rapporti tra le ore previste per le commesse in corso e le ore effettivamente consuntivate (vedi Figura 19). Con questo report si analizza subito dove i rapporti stanno subendo pericolosi scostamenti, o più facilmente si possono effettuare confronti previsionato / consuntivato per commesse chiuse .

Il report "Andamento Ore", ci permette invece di verificare il carico mensile, o settimanale, o giornaliero di ore su una data commessa. In tal modo risulta visivamente immediato fare una stima sulle ore mediamente lavorate e verificare eventuali rilassamenti su di un progetto. Anche a consuntivo il report fornisce indicazioni preziose su quali sono stati i momenti di picco di lavoro, o a quanto ammontavano rispetto alla media, aiutandoci a perfezionare le pianificazioni future. .

Reportistica  testuale e "quadrature ore"