Quali vantaggi nell' adottare un sistema come POLARIS?

Per spiegare i vantaggi di POLARIS, bisogna partire da una importante considerazione: per adottare un sistema per il controllo e la gestione delle commesse non è sufficiente acquistarlo.

Un sistema per la gestione delle commesse, infatti, ha il suo motore nei dati che vengono inseriti in esso. Questi dati, giornalmente, sono trattati dalla Vostra azienda: le ore lavorate, i dipendenti e le risorse assegnate ad una commessa, i ricavi che ci si aspetta da essa.

Questi dati li possedete tutti, il problema semmai è la loro (dis)organizzazione: alcuni sono gestiti dalle segretarie in schede cartacee, altri li tiene sotto controllo il direttore con dei suoi fogli Excel, altri ancora sono disponibili nel sistema di fatturazione e slegati completamente da tutto il resto. Il problema è tutto qui: la non-aggregazione di questi dati. POLARIS risolve questo problema, diventando accentratore di informazioni sia per chi deve conteggiare le ore lavorate, sia per chi vuole verificare l'andamento della produzione: due attività che se si vogliono far bene richiedono tanto tempo. Non si tratta di fare del lavoro in più: si tratta di fare lo stesso lavoro di prima usando tutti lo stesso strumento.

Se l'azienda riesce a capire questo, ma soprattutto se l'azienda riesce a capire che bisogna gestire queste informazioni, oggi essenziali per il controllo di commessa, solo allora verranno fuori gli innegabili vantaggi, che qui cerchiamo di riassumere.




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  CONTROLLO DELLO STATO AVANZAMENTO LAVORI

Se siamo stati dei Project Manager diligenti ed abbiamo correttamente inserito o fatto inserire i dati richiesti di ore e costi, possiamo apprezzare l'aiuto che ci da POLARIS nel capire l'andamento delle commesse.

Questo primo importante supporto POLARIS lo fornisce, direttamente dalla pagina prinicipale di Lista Commesse, pensata per mostrare un cruscotto che con un "colpo d'occhio" ci faccia capire come sta andando la produzione. Osserviamo gli indicatori colorati: verde, giallo, rosso. Questi indicatori si basano sulle ore medie che giornalmente dovrebbero essere lavorate per ogni commessa: una commessa di 100 ore che va realizzata in 10 giorni dovrebbe avere una lavorazione media di 10 ore giornaliere. Se l'andamento delle ore lavorate sulla commessa si discosta oltre il 10% o oltre il 30% rispetto alla media sia in difetto che in eccesso, ecco che gli indicatori si colorano di giallo o di rosso. Siamo noi PM che dobbiamo a questo punto interpretare il campanello di allarme: stiamo lavorando troppo per rispettare i tempi di consegna stringenti, con il rischio di far lavorare troppe persone e compromettere la redditività di commessa? Stiamo lavorando troppo poco, e dunque restiamo indietro con le ore previste? POLARIS ci aiuta, fin dalla prima schermata, ad individuare le anomalie nella lavorazione.

POLARIS mostra il Livello di Allarme Commessse.

 VERIFICA IN TEMPO REALE DEI MARGINI DI COMMESSA

Un'altro grande problema che ogni direttore di azienda vorrebbe risolvere è sapere se la commessa è in perdita o se è redditizia. Una informazione spesso difficile da cogliere: occorre conteggiare i materiali impiegati, le ore spese dalle risorse, oltre a trasferte, consulenze esterne e tutto quanto occorre per completare un lavoro affidatoci.

Ancora una volta POLARIS fornisce un supporto straordinario: il pannello di controllo della commessa, ci informa in tempo reale, basandosi sugli ultimi dati inseriti, dei margini attuali di commessa, dei costi sostenuti fino a questo momento, organizzando un vero conto economico che mostra l'incidenza di ogni voce di costo (configurabile) gestita nella commessa.

Ci basta cliccare nel dettaglio della commessa e sapere dunque, istante per istante, quanto stiamo guadagnando su un lavoro aperto e quanto margine resta prima di finire in perdita.

POLARIS mostra la redditività della commessa in tempo reale.

 CALCOLO DEI TIMESHEET

L'incubo di ogni impiegato del settore amministrativo sono i fogli ore mensili, la cosiddetta quadratura delle ore. Una estenuante giornata che puntualmente, a fine mese, si ripete con i suoi mille controlli per cercare di ricostruire tutte le ore lavorate da ogni dipendente ed arrivare a definire con esattezza assenze e straordinari.  Ancora una volta Polaris, dopo essere stato alimentato giornalmente con i dati presenza, è in grado di produrre con un semplice click una tabella che riporta tutte le ore di tutti i dipendenti sulle commesse del mese, in vari formati stampabili e lavorabili successivamente in Excel.

POLARIS produce i Timesheet ore con un semplice click.


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